Patarimai namams ir laisvalaikiui

dokumentų valdymo sistemos, tehcnologijos, archyvai
0

Dokumentų valdymas saugiose rankose

Tam, kad apsaugotumėte įmonės dokumentų valdymo sistemos yra būtent tas įrankis, kurio Jums reikia. Ši sistema yra ypač naudinga norint suteikti prieigą prie dokumentų tik tam tikriems darbuotojams. Šiais laikais kiekviena įmonė susiduria su dideliais informacijos srautais, todėl svarbu turėti tvarkingą  sistemą, kurioje nesunkiai rasite reikiamą informaciją ir būsite užtikrinti jos saugumu.

Kodėl vertėtų pereiti prie elektroninių dokumentų?

Nesvarbu kuo įmonė užsiima, beveik visos susiduria su tais pačiais iššūkiais siekiant tvarkingai archyvuoti dokumentus ir visą turimą informaciją. Daugelis dokumentų būna koreguojami daugiau nei vieną ar du kartus, todėl reikiama dokumentais pasimeta, ypatingai sunku tą daryti su dokumentais ne elektroninėje erdvėje. Dokumentų valdymo sistemos padeda ne tik išvengti šių problemų, bet ir suteikia kitokių naudų:

  • Perkėlus dokumentus į elektroninę erdvę yra saugomos dokumentų kopijos. Tai praverčia tai atvejais, kuomet prie vieno dokumento ar informacijos rinkinio dirbama itin ilgai ir kompiuterio sistemos gedimo ar klaidos metu dokumentas dingsta. Prarasti dokumentai gali sukelti daug nepatogumų, ypač jei jie yra susiję su teisiniais dalykais, reglamentais ir kita svarbia informacija.
  • Dokumentų valdymo sistemoje gali matyti kaip buvo koreguojami dokumentai, visą vykdymo istoriją, paruošimo eigą ir dokumentą patvirtinantį asmenį.
  • Kai kurie dokumentai primena apie itin svarbius artėjančius įvykius, pavyzdžiui teisiniai dokumentai, sutartys, sąskaitos apmokėjimui, todėl dokumentų valdymo sistema yra itin naudinga kuomet primena apie šiose dokumentuose nurodyta artėjančią datą.
  • Visi dokumentai laikomi vienoje sistemoje yra itin lengvai randami, nereikia švaistyti laiko ir ieškoti adatos šieno kupetoje.

Dokumentų valdymo sistemos yra itin naudingas ir nepakeičiamas įmonių pagalbininkas. Apžvelgus visus pateiktus jų privalumus sunku paneigti naudą, kurią nesunkiai galima įsigyti.

Kam skirta ši sistema?

Dokumentų valdymo sistema yra skirti valdyti darbą su dokumentais įvairiose organizacijose. Šios sistemos naudojamos tiek popierinių, tiek elektrinių dokumentų valdymui. Dokumentų valdymas apima visų versijų saugojimą, papildomos informacijos ir veiksmų istorijos kaupimą. Dažnai dokumentų valdymo sistemos yra specializuotos – pritaikytos konkrečiai organizacijai ar tam tikro tipo organizacijų grupei.

admin • sausio 16, 2019


Previous Post

Next Post

Parašykite komentarą

Your email address will not be published / Required fields are marked *